ZUGFeRD XRechnung ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue gesetzliche Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere im Zusammenhang mit ZUGFeRD XRechnung. Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 in elektronischer Form zu übermitteln. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie mit dem ZUGFeRD-Profil XRechnung von FirstX optimal auf diese neuen Vorschriften vorbereitet sind.

Die neuen Anforderungen betreffen branchenübergreifend alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber oder Geschäftspartner versenden. Diese Rechnungen müssen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, der die maschinenlesbare elektronische Rechnungsstellung regelt. Für Rechnungen an den Bund gelten zusätzlich die E-Rechnungsverordnung (E-RechV) sowie die Bedingungen der jeweils genutzten Rechnungseingangsplattform des Bundes.

Was ist ZUGFeRD?

Das Datenformat ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein standardisiertes Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Mit der ZUGFeRD XRechnung erfüllen Unternehmen alle gesetzlichen Anforderungen, indem sie eine strukturierte XML-Datei zur elektronischen Rechnungsverarbeitung erzeugen.

Was ist XRechnung?

Ab dem 1. Januar 2025 wird – begleitet von Übergangsvorschriften – auch bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach de Norm EN 16931 zu verwenden sein. XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, welches diese Norm erfüllt.

Die ZUGFeRD XRechnung bietet dabei die Möglichkeit, sowohl eine lesbare PDF-Datei sowie XML-Daten zu versenden, was Flexibilität und Kompatibilität sicherstellt.

Wie unterstützt FirstX bei der Umsetzung?

Mit unserem FirstX-Modul „XRechnung“ erhalten Sie eine zuverlässige Lösung für die Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Profil XRechnung. Unser Modul erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und bietet Ihnen gleichzeitig flexible Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Rechnungsprozesse.

Funktionen des FirstX XRechnung-Moduls:

• Erstellung und Versand elektronischer Rechnungen im ZUGFeRD-Profil XRechnung: Erfüllen Sie die Anforderungen der EN 16931 und der E-RechV problemlos.
• Flexible Anpassung und Konfiguration: Sie entscheiden, ob Sie die Rechnungen nur als XML oder als PDF mit eingebetteter XML-Datei versenden möchten.
• Integration in bestehende Prozesse: Das Modul ist vollständig in die FirstX-Dokumentenerstellung und Prozessunterstützung integriert, was Ihnen eine einfache Handhabung ermöglicht.

Dieses zweistufige Vorgehen ermöglicht eine hohe Flexibilität: Sie können standardisierte Datenfelder erweitern oder durch kundenspezifische Felder ersetzen.

Zwei Schritte zum Erfolg: Der ZUGFeRD XRechnung-Konverter

Der Standardprozess zur Dokumentenerstellung in FirstX unterstützt bereits elektronische Rechnungsformate wie das ZUGFeRD-Profil Basic WL. Mit unserem neuen Modul wurde dieser Prozess um das ZUGFeRD-Profil XRechnung erweitert. Sie haben die Möglichkeit, über Konfigurationen auf Geschäftspartner-, Vertrags- und Dokumentenvorlagenebene festzulegen, ob Rechnungen als PDF, als PDF mit XML-Datei oder nur als XML-Datei versendet werden sollen.

Es ist wichtig, bei der konkreten Ausgestaltung des Rechnungsversands Absprachen mit Ihren Kunden zu treffen. Auch wenn XRechnung nur die XML-Datei als Rechnung vorsieht, könnte es gewünscht sein, weiterhin ein PDF-Dokument mit eingebetteter XML-Datei zu versenden. Diese Entscheidung können Sie nach Freischaltung der Lizenz flexibel in der Dokumentenvorlage treffen.

Implementierung und individuelle Anpassungen

Für Unternehmen, die eigene Output-Prozesse verwenden oder individuelle Anforderungen an den Rechnungsversand haben, bieten wir maßgeschneiderte Unterstützung bei der Integration des ZUGFeRD XRechnung-Konverters in Ihre bestehenden Systeme. Diese Integration gehört nicht zum Standardprozess und wird gesondert behandelt. Sollten Sie spezielle Anforderungen oder Anpassungswünsche haben, stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihre individuellen Prozesse optimal unterstützt werden.

Auch wenn Sie den automatisierten Standardprozess zur Dokumentenerstellung verwenden, ist es notwendig, spezifische Konfigurationen vorzunehmen. Beispielsweise müssen Informationen hinterlegt werden, dass ein Geschäftspartner Rechnungen per E-Mail erhalten soll und dass das verwendete Dateiformat XRechnung sein soll. Gerne unterstützen wir Sie bei der Durchführung dieser Konfigurationen.

Weitere Informationen finden Sie hier.